Сэкономит тонны бумаги и миллионы рублей – в Казани стартует «пилот» по оцифровке перевозочных документов

Из бумаги — в «цифру»: зачем нужно оцифровывать перевозки?

Форум Kazan Digital Week собрал в этом году свыше 18 тыс. участников из более чем 60 стран. Одной из центральных тем на мероприятии стала цифровизация транспорта. В частности, переход на использование электронных перевозочных документов как в пассажирских, так и в грузовых перевозках.

Работа в этом направлении идет еще с 2022 года — тогда в России была запущена государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). «Сейчас в ней оформляется более 500 тысяч документов в неделю. Компании из 85 субъектов передают данные в систему», — рассказал на пленарной сессии заместитель министра транспорта РФ Дмитрий Баканов.

Бо́льшая часть организаций в 2024 году все еще использует амбарные книги, рассказали эксперты на круглом столе, посвященном ЭПД. «Смею заверить, что мы будем ускорять этот процесс, будем пытаться усиленно привлекать участников рынка к цифровому документу обороту так, чтобы уже с 2026 года бумажных носителей в этой сфере практически не оставалось», — заверил замминистра.

Перенос документов в электронный формат дает сразу несколько плюсов.

Удобство. Сейчас через госсистему можно оформить 6 документов: транспортную накладную, путевой лист, заказ-наряд, сопроводительную ведомость, заказ (заявку) и договор фрахтования. Каждый документ умещается в один QR-код. Это удобно как с точки зрения оформления документов, так и их перевозки и различных проверок от ГИБДД и прочих ведомств.

Экономия. Если подсчитать, сколько бумаги использует крупное автопредприятие, то цифры поражают. Например, ранее в «Мосгортрансе» — основном операторе наземного транспорта в Москве — ежедневно оформлялось более 7,5 тыс. бумажных путевых листов. Ежемесячно здесь тратилось более тонны бумаги, рассказал начальник службы трансформации ГУП «Мосгортранс» Николай Кудашов. И все это нужно где-то хранить. Сейчас в архиве предприятия находится 9 млн путевых листов — это объем четырех 20-футовых контейнеров.

Дмитрий Баканов: «Сейчас в ней оформляется более 500 тысяч документов в неделю. Компании из 85 субъектов передают данные в систему»Фото: Андрей Титов

В пилотном проекте по цифровизации путевых листов в Москве участвовал сервис по созданию ЭПЛ «Такском-Транспорт». «Экономия на бумаге — существенная. Внедрение ЭПЛ удешевляет, ускоряет и обеляет отрасль», — отметил на круглом столе генеральный директор «Такском» Денис Булкаев. Ожидается, что отказ от бумаги позволит сэкономить «Мосгортрансу» более 6,5 млн рублей.

Снижение нагрузки на сотрудников. Только за счет этого экономия в Москве оценивается в 30 млн рублей в год. Кроме того, снятие с сотрудников рутинных задач позволяет повысить мотивацию и создать комфортные условия труда.

Ускорение процессов. Для получения всех необходимых отметок в бумажном путевом листе нужно около 30 минут. Внедрение ЭПЛ позволило сократить это время больше чем наполовину. По подсчетам «Такском», время подготовки выхода в рейс сократилось в среднем на 30%.

Генеральный директор «Такском» Денис Булкаев Фото: Андрей Титов

Переход на электронный документооборот может стать обязательным, но не все к этому готовы

Использование электронного документооборота в транспорте пока не является обязательным требованием для перевозчиков, но разработка таких норм ведется. «Мы готовим нормативные акты для введения императивных норм, но нам надо с рынком отработать, чтобы это не было резко и труднореализуемо. Для компаний это удешевляет ведение бизнеса, снимает лишние транзакционные издержки», — отметил в разговоре с корреспондентом «БИЗНЕС Online» Баканов.

Такой ответственный и неспешный подход оправдан. Резкий переход может нести серьезные риски для бизнеса. Операторы во время «пилотов» могут выделить моменты, которые предстоит проработать как на уровне государства, так и на самих предприятиях. Так, генеральный директор компании «Такском» выделяет несколько практических барьеров, которые осложняют переход на цифровой документооборот. Первое — переработки водителей. «Это существенная проблема, которая влияет на процессы и на подход во внедрении в регионах, которые не понимают, что с этим делать. Мы работаем открыто, честно и грузим в ГИС ЭПД фактически те электронные путевые листы, которые есть. Думаю, по мере развития ситуации мы так или иначе этот вопрос решим», — отметил он.

Переход оказывается мягким, и сотрудники, как правило, быстро осваиваются в новых цифровых сервисахФото: «БИЗНЕС Online»

Другая проблема — низкая цифровая грамотность и нежелание использовать в рабочих целях личный смартфон. Впрочем, порой это оказывается обычным лукавством водителей, замечает Булкаев. Сотрудники могут уверять, что не имеют смартфонов и не умеют ими пользоваться, чтобы не переходить на новую систему. В любом случае все решаемо: переход оказывается мягким, и сотрудники, как правило, быстро осваиваются в новых цифровых сервисах. Еще один барьер — низкий уровень технической оснащенности на предприятиях. Здесь оператор поясняет, что техническая база нужна не только для перехода на систему электронного документооборота, без нее в целом невозможно работать в эпоху цифровизации.

«Экономия на бумаге — существенная. Внедрение ЭПЛ удешевляет, ускоряет и обеляет отрасль» Фото: Андрей Титов

«Такском» начнет переход на электронный документооборот с трамвайного депо в Казани

На прошлогоднем Kazan Digital Week минтранс РФ предложил Татарстану стать первым субъектом России, который полностью перейдет на электронный документооборот на транспорте. И работа начинается. 10 сентября на полях форума МУП «Метроэлектротранс» подписал соглашение о внедрении решения для создания ЭПЛ с разработчиком комплексных IT-решений «Такском».

Речь идет о внедрении продукта «Такском-Транспорт» в трамвайном депо Казани. Предполагается, что в нем примут участие более сотни водителей, а также диспетчеры, механики и медики. Заполнив Титулы (специальные формы, разработанные для каждой роли), участники процесса вносят данные для формирования электронного путевого листа сразу в систему, а сервис «Такском-Транспорт» мгновенно формирует QR-код со всей информацией по рейсу. Воспользоваться IT-решением «Такском» можно прямо из браузера. Есть мобильная версия сервиса с отдельной страницей для водителей с быстрым поиском по табельному номеру или Ф. И. О. водителя.

«Технология повышает безопасность граждан, которые пользуются общественным транспортом, ускоряет бизнес-процессы транспортной компании», — прокомментировал в разговоре с «БИЗНЕС Online» запуск пилотного проекта в Казани Баканов. По его словам, переход на электронный документооборот — это одна из приоритетных задач для отрасли.

«У нас уже сложился большой успешный бэкграунд по внедрению сервиса „Такском-Транспорт“ в сфере пассажирских и грузовых перевозок. Каждый проект, реализованный в разных регионах и республиках России, имел свои особенности, что дало нам ценнейший опыт для дальнейших решений. Уже сейчас можно сделать выводы о том, что использование ЭПЛ в сервисе „Такском-Транспорт“ значительно ускоряет процесс оформления документации, снижает затраты на печать и хранение архивов, а также сокращает время поиска нужных документов. Кроме того, сервис обеспечивает конфиденциальность передачи данных через защищенные каналы оператора ЭДО и легко интегрируется с учетными системами клиентов благодаря разработке кастомизированных решений», — рассказал Булкаев.

«Уже сейчас можно сделать выводы о том, что использование ЭПЛ в сервисе «Такском-Транспорт» значительно ускоряет процесс оформления документации, снижает затраты на печать и хранение архивов, а также сокращает время поиска нужных документов»Фото: «БИЗНЕС Online»

Сервис по созданию ЭПЛ позволяет регистрировать в системе несколько компаний и автопарков в одной организации, разграничивать доступ с помощью ролей и прав доступа, отслеживать статус каждого путевого листа. Он сам отправляет данные в государственную систему — «Такском» включен в реестр операторов ГИС ЭПД, а ЭПЛ, созданные в «Такском-Транспорт», полностью соответствуют законодательству. Кроме этого, система позволяет интегрироваться со сторонними медицинскими организациями и подрядчиками, которые могут быть задействованы в создании путевого листа.

Решение было внедрено в Москве и ряде крупных городов России. Весной 2024 года сервис успешно внедрили в пяти столичных автопарках. Цифровым решением от компании «Такском» также оборудовали 9 конечных станций этих парков, где работают медицинские сотрудники.

«Такском» включен в реестр операторов ГИС ЭПД, а ЭПЛ, созданные в «Такском-Транспорт», полностью соответствуют законодательствуФото: Андрей Титов

До 30 ноября 2024 года сервис «Такском-Транспорт» доступен в режиме бесплатного тест-драйва. Любая компания, подключившись к сервису до указанной даты, получит возможность бесплатного создания ЭПЛ в течение 90 дней на любое количество транспортных средств.